中小企业预算执行中的常见问题
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事后复盘:时效、全面、改进
场景一:年度预算在确定后,便不再修改,市场风向变化导致企业转型,原有预算不再适用,但老板坚持按照原有预算目标执行,各部门怨声载道;
场景二:年度终了,财务已经结账,招待费、差旅费等预算额度出现大量剩余,以为是预算控制到位的结果,但下年一季度出现大量上一年度差旅及招待费报销;
场景三:预算复盘就是财务将全年预算执行情况进行整理后,利用表格等形式提交给管理层;
场景四:年度汇总发现全年出现了大量预算外支出,导致企业整体利润率低于预期,但有些部门却超额完成预算;
场景五:在编制下一年度预算时,有些科目觉得没什么变化,就直接将今年预算数据照搬过去……
预算复盘是预算执行中的重要工作,但经常被遗忘,或者把这部分完全当成财务部门的工作,这种做法肯定是错误的。预算复盘的目的不仅仅是对预算执行情况的总结,重点是找到预算执行中不足的部分,在后续的工作中进行改善,所以预算复盘可以从以下三方面进行把握:
复盘时效。预算复盘需要把握时效性,在季度、半年度结束或年度终了后,及时整理数据,对前期预算执行情况进行总结。如果拖延太久才进行复盘,信息滞后可能无法再对当前业务的开展起到帮助,也会令各部门对财务工作丧失信任。时效性的另外一个重点是把握财务数据的时效性,对于关键信息的传递、原始单据的上报时间等进行管理,利用制度、公告等方式明确数据、信息、单据提报时间,同时也对滞后信息提报提出惩罚措施。
全面复盘。全面复盘需要各部门与财务共同参与,复盘的内容也不局限于财务角度的预算分析,还应包括各部门自身角度出发的总结,将两部分内容相结合,能够帮助管理者发现经营问题,并对问题进行更加全面的评估。复盘可以采用较为正式的方式,例如半年度、年度预算复盘大会,各部门负责人都要参加;也可以由财务人员与各部门负责人进行单独沟通,两种方式各有好处,可以依据视情况进行选择。
预算改进。在预算复盘发现内外部环境变化时,需要进行调整,以确保预算的可执行性。但预算的调整不能随意进行,需要把控调整的频次以及调整项目,在预算刚性与灵活应对变化之间找到一个平衡点。复盘还能够帮助我们发现预算编制和执行中存在的问题,例如不合理的预算项目或金额、预算执行中某环节风险控制的缺失等,需要通过改进来加强预算管理力度,避免问题延续增加企业的管理负担和利润损失。
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